Специалист по работе с претензиями

- Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
- Сверка документов с реестрами, проверка правильности оформления.
- Регистрация документов в автоматизированной системе документооборота.
- Учет, хранение и маршрутизация документов.
- Составление приказов, писем и иных документов.
- Ведение бумажного и электронного документооборота.
- Работа с архиваторами при отправке и получении документов.
- Отслеживание процессов согласования документов.
- Проверка документов на соответствие согласованной редакции и правильность их составления.
- Взаимодействие со смежными подразделениями для уточнения дополнительной информации.
- Исполнительская дисциплина, контроль исполнения документов и поручений.
- Организация и координация работы Секретариата.
- Обеспечение комфортной и бесперебойной деятельности руководителя организации.
- Обеспечение координации внутренней управленческой деятельности между руководителем организации и руководителями подразделений, другими работниками.
- Организация приема посетителей.
- Организация телефонных переговоров руководителя.
- Подготовка переговоров с партнерами организации.
- Участие в подготовке заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация., ведение протокола совещания.
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
- Бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров.
- Делопроизводство: составление деловых писем, приказов и распоряжений, НЛА в области делопроизводства, регистрация и обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, подбор материалов и документов для ознакомления руководителем.
- Организации работы с договорами:
- Организация работы с документами ДСП.
- Прием документов на подпись руководителю, проверка правильности их составления, проверка на грамотность.
- Организация разработки номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при оперативном хранении и передаче в архив.
- Организация проведения экспертизы документов, составление актов на уничтожение, описей постоянного и временного срока хранения, уничтожения документов.
- Методическая работа по вопросам делопроизводства в организации.
-Контроль исполнения и согласования документов, поручений руководителя.
-Заключение договоров на оказание услуг почтовой связи,взаимодействие с курьерскими службами.
- Ведение ежемесячных отчётов по табелям обработанного времени и БНЗ.
- Уверенное владение ПК (MS Office: Excel, Word, Outlook; Internet, 1С, ЭД), орг. техники, мини-АТС).
-Подбор кадров и визирование обходных листов.

1. Знание норм и правил оформления различных типов документов, конфиденциального делопроизводства, хранения и учета архивных документов
2. Провела систематизацию документов.
3. Разработала новую номенклатуру организации, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников Секретариата, а также Положение об ЭК организации.
4. Внедрила новый фиксированный алгоритм движения документов в организации.

Стратегическое управление и финансовый анализ:
• Разработка и реализация стратегии выхода из кризисной ситуации
• Анализ финансового состояния СНТ и выявление проблемных зон
• Принятие мер по оптимизации расходов и повышению эффективности деятельности
Договорная и претензионная работа:
• Проведение переговоров и согласование условий договоров
• Подписание договоров с контрагентами
• Контроль за исполнением договорных обязательств
• Разработка и корректировка договоров различного типа
• Получение и учет претензионной документации от контрагентов
• Анализ поступающих претензий и принятие решений по ним
• Подготовка и отправка претензий для досудебного урегулирования споров
• Подготовка ответов на требования контрагентов
• Проверка юридической чистоты заключаемых договоров
Представительство и взаимодействие:
• Представление интересов СНТ в органах государственной власти и местного самоуправления
• Ведение переговоров и взаимодействие с другими организациями
• Представление интересов СНТ в судах общей юрисдикции и арбитражных судах
• Составление исковых заявлений и процессуальных документов
Работа с обращениями и конфликтными ситуациями:
• Прием и рассмотрение обращений членов СНТ
• Организация работы по разрешению конфликтных ситуаций
• Подготовка ответов и решений по обращениям
• Ведение претензионной работы с должниками
• Контроль за исполнением обязательств должниками
Контроль финансовой деятельности:
• Назначение и контроль работы бухгалтера
• Проверка финансовой отчетности
• Обеспечение соблюдения финансовой дисциплины
• Ведение технической и бухгалтерской отчетности
• Составление и контроль выполнения приходно-расходной сметы
Документационное обеспечение:
• Организация документооборота
• Обеспечение правильного хранения и учета документов
• Подготовка и архивирование необходимой документации

Организация работы с входящей / исходящей корреспонденцией, регистрация, учет, хранение и маршрутизация документов.
Ведение документооборота, отслеживание процессов согласования документов, проверка документов на соответствие согласованной редакции. Ведение бумажного и электронного архивов документов.
Работа с автоматизированными системами учета, регистрации, контроля документации.
Внедрение и администрирование системы электронного документооборота.
Работа с договорными документами (обеспечение хранения договорных документов). Контроль своевременной оплаты счетов по договорам. В интересах организации, ведение документооборота с контрагентами, контроль взаиморасчетов с контрагентами и соблюдения договорных обязательств.
Взаимодействие со смежными подразделениями и контрагентами по вопросам уточнения дополнительной информации по документам.
Организация процесса оформления, подписания и контроля возврата оригиналов договорных документов, процесса оплаты счетов в соответствии с договорными условиями.
Организация архивной работы. Разработка и согласование номенклатуры дел, проверка правильности формирования и оформления при оперативном хранении документов.
Экспертиза научной и практической ценности архивных документов Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
Оказание консультационной и практической помощи сотрудникам организации по вопросам делопроизводства, в том числе электронного документооборота.
Формирование методологии работы с документами, разработка локальных нормативных типовых форм документов.
Исполнительская дисциплина. Анализ, мониторинг, контроль исполнения документов и поручений. Подготовка сводной, справочной, статистической и аналитической информации.
Оформление закупок необходимых канцелярских принадлежностей.
Оформление и отправка почтовой корреспонденции. Взаимодействие с курьерскими службами доставки. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Аудит бизнес-процессов документооборота организации и внедрение предложений по оптимизации. Подготовка сводной, справочной, статистической и аналитической информации. Анализ возможной автоматизации и роботизации, подготовка предложений по автоматизации бизнес-процессов.
Составление инициативных и циркулярных писем. Работа с документами ограниченного доступа. Работа с обращениями граждан.
Участие в совещаниях, встречах, семинарах, а также в заседаниях рабочих групп. Участие в разработке планов работ, нормативных, распорядительных документов, связанных с вопросами документационного обеспечения управления. Участие в проектах по совершенствованию документационного обеспечения управления. Уверенный пользователь Word, Excel, Outlook, Internet, 1C, Консультант+, Гарант, PowerPoint и системы электронного документооборота.

Расчёт заработной платы, больничных листов. Подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности. Ведение кассовых операций и расходов с подотчетными лицами.

Расчёт заработной платы, больничных листов. Подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности. Ведение кассовых операций и расходов с подотчетными лицами.